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5 ideas para sacar el máximo partido a las Carpetas

5 ideas para sacar el máximo partido a las Carpetas

Ideas prácticas para utilizar las Carpetas de Hightrack de una manera inteligente.

14/12/2015
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Las Carpetas de Hightrack no son sólo una buena solución para tener una Barra Lateral más ordenada; como estás a punto de descubrir, también aumentan tu eficiencia y ayudan a desarrollar hábitos positivos de productividad personal.

Por otra parte, en Hightrack las Carpetas se pueden utilizar tanto para tus tareas, calendarios y Tracks. Cuando se hace bien, mejora considerablemente toda tu experiencia productiva. Tener una idea de cómo utilizar bien las Carpetas te permitirá ver y enfocar más rápido, encontrar algo más rápido, mover las cosas de manera más eficiente, funcionar mejor.

Aquí encontrarás algunas ideas prácticas para sacar el máximo provecho de tus Carpetas. Ni siquiera necesitas utilizar todos estos consejos: utiliza uno o dos de ellos para darle a tu Barra Lateral una nueva vida.

1. Unifica tus proyectos clave

Vida profesional, vida personal… ¿Cuántos proyectos estás manejando en este momento? Unos cuantos, ¿verdad? Y no todos son iguales. Es probable que tengas 4 o 5 proyectos “estrella” que destacan del resto y en los que trabajas la mayor parte de tu tiempo.

Si es así, ¿por qué no agruparlos en un solo Grupo en la parte superior de la Barra Lateral de Hightrack? De esta manera, si tu Barra Lateral tiene 30 o 40 listas, no perderás un segundo tratando de encontrar los proyectos más importantes. Con un Grupo de tus “Proyectos importantes”, todo está… en lo más alto. Agrupados y accesibles en cualquier momento, para que puedas encontrarlos y mover tareas a ellos desde la Bandeja de Entrada o cualquier otra lista.

Hay un principio de organización fundamental detrás de esta idea: Siempre ten a mano lo que más utilices.

2. Agrupa Tracks por temas

El Constructor de Tracks te permite construir muchos Tracks para usar en diferentes momentos del día, o para ciertos proyectos. Por ejemplo, muchas personas tienen 2-3 Tracks para empezar o terminar su día de trabajo. Otros tienen Tracks específicos para momentos en los que necesitan concentrarse o alcanzar altos niveles de productividad para trabajar en tareas de alto valor.

Al trabajar de esta manera, el uso de Tracks específicos para ciertos momentos o ciertos trabajos, consigues algo que a la gente normal le cuesta mucho: generar hábitos y rutinas, que como sabes, son esenciales para la productividad personal.

3. Separa tus áreas de responsabilidad

Las áreas de responsabilidad son las principales áreas de tu vida. A su vez, pueden dividirse en otros carpetas (proyectos, listas de tareas…). Por ejemplo:

En lugar de mezclar las áreas o mantener estas tareas sin un orden lógico, agruparlas para tener una mayor claridad es clave. De esta manera, no sólo se llega a tener todo en su lugar, sino que también ayuda a concentrarse mejor, evitando distracciones. Cuando sea el momento de centrarte en tus proyectos profesionales, abre el Grupo “Trabajo”, y así con cada área de responsabilidad.

4. Agrupa tus clientes

En cierto modo, los clientes son similares a tener proyectos clave: hay que darles mucha atención y dedicación a las numerosas tareas y acciones vinculadas a ellos. ¿Por qué no utilizar un Grupo “Clientes” para hacerlo mejor? Puedes añadir diferentes Tracks a este Grupo en función de lo que quieras hacer.

5. Archivar tus proyectos terminados

Los proyectos van y vienen. Muchos se terminaron, pero algunos se detuvieron. A veces es necesario abandonarlos por algún tiempo y retomarlos más tarde. No dejes esos proyectos allí sentados, nublando tu vista. Crea un Grupo especial llamado “Proyectos viejos” y pasa allí todo lo que no esté activo en este momento.

Recuerda que puedes expandir/contraer el Grupo en cualquier momento; y puedes dejarlos en la Barra Lateral todo el tiempo que quieras, sin ocupar apenas espacio, y sin importar la cantidad de listas que haya en él.

Un poco de atención y algunas ideas como éstas, y serás más organizado y eficiente, con una herramienta que vas a utilizar miles de veces en un año: Hightrack. :-)

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