Hightrack

Guía de Productividad Personal

Hábitos sencillos para trabajar mejor

y ser más eficiente cada día

 

Productividad cruda

 

¿Por qué una guía de productividad personal?

En Hightrack amamos la Productividad Personal porque nos ha ayudado a conseguir resultados en nuestros proyectos profesionales y a disfrutar a tope de nuestra vida personal. Y aunque el proyecto gira en torno a nuestra aplicación, sabemos que en Productividad Personal los hábitos personales son esenciales. Por eso hemos hecho para ti esta guía de Productividad Personal donde recogemos nuestros hábitos favoritos que pretendemos sea un lugar donde descubrir algunos de los mejores hábitos para ser más eficaz, trabajar con menos estrés y recuperar el control de tu tiempo. Lee, descubre, practica y vuelve a consultarlo siempre que necesites “reiniciar” tu productividad.

A lo largo de las próximas páginas recorreremos los cinco rincones más importantes para poner a tono tu forma de trabajar y organizarte:

Tareas y Planificación

Atención (Distracciones vs. Interrupciones)

Urgencias

Email

Reuniones

Con esta guía de productividad personal rápida y los materiales de la Hightrack Academy descubrirás el trabajo inteligente basado en hábitos personales. Porque no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor.

 

I. Tareas & Planificación



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Mucha gente cree que planificar sólo consiste en hacer una lista de las cosas que tienes que hacer mañana. Lo cierto es que eso essólo una pequeña parte y no necesariamente la más importante. El verdadero corazón de la planificación está en detectar por adelantado dónde están los resultados que quieres conseguir.

La planificación es el mapa del camino que quieres recorrer. Una forma de ver con más nitidez tus objetivos. Planificar cada día es una forma de prepararte para hacerlo mejor. Porque te permite separar por anticipado lo importante de lo más pequeño, y no descuidarlo. Antes de que el Email del día te confunda, o las urgencias te hagan perder perspectiva.
Cuando te la tomas en serio y lo haces cada día la planificación es una poderosa herramienta que te ayuda a identificar más claramente detrás de qué tareas hay resultados de verdad.

Planificar, un hábito diario

Uno de los hábitos clave de productividad es planificar el trabajo de mañana antes de terminar el día de hoy. Diez o quince minutos antes de concluir la jornada de trabajo, aprovecha para revisar todos los temas pendientes y trazar un mapa con las tareas de mañana. Eso implica tres cosas:

1. Elegir las tareas que tienes que hacer mañana.

2. Identificar las 2-3 más importantes (detrás de las que hay resultados de verdad).

3. Elegir el momento más idóneo para hacer esas 2-3 tareas esenciales.

Si no estás acostumbrado a planificar diariamente y para evitar que se te olvide, puedes poner una alarma en tu calendario.

Empezar el día con Tareas Clave

Empieza siempre haciendo las 2 tareas más importantes, exigentes y complicadas de tu día. Eso te permitirá hacerlas antes y mejor, y conseguir resultados desde el primer minuto.

La primera hora del día es mucho más productiva que el resto de tu jornada. Estás más fresco, despejado y atento; hay menos ruido, llamadas e interrupciones a tu alrededor; y si luego el día trae alguna urgencia o complicación, al menos ya has hecho las tareas que representan el corazón de tu día.

Cada tarea tiene su momento

Antes de planificar una tarea para un momento o incluso antes de hacerla, pregúntate qué tipo de tarea es. Qué te pide, qué resultados exige, cuánta energía y concentración requiere. Hacer esto es necesario porque en tu día a día hay muchos tipos de tareas: tareas clave, complementarias, periódicas y menores, y también tareas mecánicas y rutinarias. Debes destinar cada una de ellas al mejor momento del día: las más exigentes a las mejores horas del día y las menores hacia el mediodía o el cierre de la jornada.

Agrupar tareas comunes

En tu planificación sitúa siempre en los mismos bloques de tiempo aquellas tareas que sean parecidas o que estén “emparentadas”. De este modo puedes tener un bloque de tareas de concentración, otro de tareas creativas, otro de tareas de papeleo, otro de actividad online, etc. Tu mente actúa de forma más eficiente (rápida) cuando va recorriendo tareas que son similares.

Invierte más en terminar que en empezar

Cada día, ya desde tu planificación hecha el día anterior, concéntrate más en terminar temas pendientes que en empezar otros nuevos. Una tarea a medias o inacabada, es un problema abierto que más temprano que tarde reclamará tu atención o estorbará otras cosas más importantes. Se avanza de verdad cuando se cierran temas, no cuando se empiezan. Cada mañana anímate a invertir más energías en terminar cosas y verás resultados.

Haz descansos y minidescansos

Los que utilizamos el cerebro para trabajar olvidamos con mucha frecuencia que nuestra mente necesita descansar periódicamente. Tu flujo creativo, la intensidad y el ritmo de trabajo, o tu agilidad para discurrir y analizar, depende de una mente fresca y despejada. Y pasar demasiado tiempo trabajando frente al monitor, va justamente contra eso.

Cada hora haz un minidescanso de 2-3 minutos; y cada dos horas uno más prolongado de 10-15 minutos. Pero asegúrate de hacer un descanso de verdad: no te conectes a Facebook o Twitter, levántate y aléjate de tu mesa, estira tu cuerpo y articulaciones, refréscate con un vaso de agua, respira profundamente… En definitiva: haz un descanso “activo”.

Aprovecha los “rincones del día”

Los “rincones del día” son espacios de tiempo con los que no contabas en tu planificación y que inesperadamente te regala el día. Ratos de 5, 10 ó incluso más minutos que de repente se presentan en tu agenda. Esos “ratos muertos” son buenísimos para acelerar el día. Bien adelantando tareas manuales previstas para la tarde o el cierre del día, o bien haciendo microtareas como devolver alguna llamada o hacer algún chequeo rápido.

Practica la regla del ‘Minuto de Oro’

Es una regla práctica que dice así: «Siempre que te encuentres con una tarea que puedes hacer y terminar en 1-2 minutos, hazla en ese instante. No la apuntes, no digas a ver si encuentro un hueco luego. Quítatela de encima antes de que se junten más y te compliquen el día». Esta regla, no obstante, nunca se aplica si estás en medio de una tarea clave o algo que requiera concentración. En ese caso siempre debes apuntarla para hacerla luego.

 

II. Atención


 

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Distracciones

La Atención (concentración) es como el pegamento que compacta todas tus virtudes y habilidades personales. Si no consigues que aparezca, no sacas lo mejor de ti, trabajas peor y los resultados cuestan el doble. Cosas como las ideas, la energía, la rapidez, la motivación, la capacidad o la agilidad mental sólo pueden salir a luz y activarse cuando estás atento. Es decir: si no sufres ni distracciones ni interrupciones.

Las distracciones las provoco yo

En tu ordenador y tu mesa de trabajo hay montones de distracciones que tú mismo puedes evitar antes de que te ataquen. Esto es especialmente crítico a la hora de hacer ciertas tareas, como las tareas clave. Antes de empezar con una tarea que requiera concentración, intensidad y creatividad, asegúrate siempre de tomar una serie de medidas anti-distracciones (básicas).

Medidas anti-distracciones

Son muy elementales y fáciles, así que ponerlas en marcha es cuestión de un mínimo interés personal. Si al principio no te acostumbras a ellas puedes tenerlas en un simple post-it en tu monitor a modo de simple “checklist”.

1. Cierra la aplicación de Email (y el notificador de “correo nuevo”).

2. Cierra la aplicación de mensajería instantánea. También las redes sociales.

3. Pon el móvil en silencio y con la pantalla hacia abajo. O bien en “modo avión” para que el buzón de voz salte automáticamente y haga su trabajo.

4. Desconecta el teléfono fijo o pide que no te pasen llamadas durante un rato.

5. Cierra TODAS las aplicaciones que no necesites para hacer la próxima tarea que te espera. No las tengas en segundo plano porque más pronto que tarde terminarán distrayéndote.

Deja, eso sí, Hightrack abierto. Ahí tienes tu planificación del día y es la herramienta para anotar rápidamente las nuevas tareas que vayan llegando.

Interrupciones

Trabajar en equipo significa interrumpir y vernos interrumpidos. No es algo malo sino que forma parte del trabajo colectivo y en sí es algo positivo. Ya que tú te apoyas en tus compañeros y ellos en ti para conseguir más resultados. Ahora bien, debemos empezar a distinguir entre los dos tipos de interrupciones en el trabajo: las necesarias y las innecesarias.

Interrupciones necesarias

Las necesarias son aquéllas que exigen que tú interrumpas el ritmo y concentración de un compañero porque no hay otro remedio, cuando obligatoriamente tienen que ocurrir. Necesitas su participación, consejo o ayuda para que tú puedas avanzar en algo importante o completar una tarea.

Interrupciones innecesarias

Las innecesarias son aquéllas consultas o peticiones que podrían esperar a otro momento o forma (por ejemplo enviarla por Email); o, peor, aquéllas que en realidad son comentarios, bromas o conversaciones triviales que siempre deberían esperar a la hora del café o la próxima pausa. Son las interrupciones sociales.

¿Qué hacer cuando te interrumpen?

Tú no puedes evitar una interrupción pero sí puedes hacer algo para minimizar su impacto y manejarla para que evitar que se alargue. Graba esta regla de oro en tu cerebro productivo: «Cuanto más dure una interrupción más daño le hace a tu Atención-Concentración».

Hay tres técnicas clave para manejar (acortar) las interrupciones de tus compañeros y/o tu jefe:

❏ Anota rápido lo que te piden. Anota en Hightrack la nueva tarea que te pide el compañero. Sobre todo qué te pide (título de la tarea) y para cuándo te lo pide (fecha límite). Y a continuación regresa lo más deprisa que puedas a la tarea en la que estabas.

❏ Aplica el Minuto de Oro. Si no estás en medio de una tarea clave o de concentración y lo que te pide tu compañero es algo que no te llevará más de 1-2 minutos, hazlo en ese instante. Si no tienes claro si te llevará más de 1-2 minutos, no lo hagas, anótalo en Hightrack para después seguir las pistas del punto anterior.

❏ Practica el “Sí pero No”. Muchas veces un compañero te solicita ayuda o intervención inmediata pero tú estás en medio de otra tarea. “Negocia” con él para que te deje los 10, 15 ó 20 minutos que necesites para concluir tu tarea, pero siempre comprometiéndote con él que estarás allí para echarle una mano. Tienes que estar ahí para ayudarle, sí, pero también tienes que terminar tu tarea y no interrumpirla.

Reducir mis interrupciones

No olvides nunca que las interrupciones van en las dos direcciones. Es algo que te hacen a ti pero que también tú haces a otros. Tan importante como saber manejar una interrupción es concienciarte que debes reducir las que provocas a otros. Antes de interrumpir a un compañero con una consulta, una duda o una petición, plantéate estas dos preguntas:

✔¿Se lo podría enviar por Email? (De este modo evitaría una interrupción.)

✔¿Se lo podría consultar-pedir la próxima vez que lo vea levantarse? (o en la hora del café, una pausa o la siguiente reunión?

 

III. Urgencias


 

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Las urgencias te obligan a moverte, conllevan un ritmo frenético y hasta elevan tus pulsaciones por minuto. Esta actividad te lleva a creer que estás consiguiendo resultados cuando únicamente estás haciendo cosas. Las urgencias te alejan de tu plan de trabajo y objetivos originales, que es justamente donde están los resultados que buscas.

Tienes que atender las urgencias, sí. Pero no te dejes engañar por ellas creyendo que por dedicarte a ellas estás avanzando. Los resultados no están ahí, sino detrás de tus tareas clave y las tareas de tus proyectos. Salvo que trabajes en un servicio de atención al cliente o soporte técnico, donde precisamente te pagan por atender urgencias, el corazón de tu trabajo no son las urgencias.

La mayoría de las urgencias no son urgencias

En tu trabajo tienes muchos imprevistos y algunas urgencias. Con mucha frecuencia caemos en el error de dejarnos llevar por las falsas urgencias, calificando de “urgentes” cosas que únicamente son imprevistos o tareas inesperadas. Aprender a distinguir claramente qué es una urgencia, hará que trabajes con menos estrés y sobre todo consiguiendo resultados.

Empieza por lo importante

Tienes que atender las urgencias, sí. Pero cuanto más te desgastes con ellas menos te quedará para invertir en las tareas. Si te dejas tu energía, ideas, intensidad y pasión en lo más inmediato, no te quedará para invertirlo en lo que deja huella: tus proyectos, tus tareas de alto valor…

Para prevenir los imprevistos que tendrás en tu día, empieza siempre haciendo las 2-3 tareas de más impacto de tu día. Esto no evitará que luego sufras un imprevisto o una urgencia, pero te preparará mejor consiguiendo resultados tangibles desde primera hora del día.

Detectar falsas urgencias

Crear falsas urgencias o dejarte llevar por las de otros te acostumbra a trabajar mal y cada vez lo harás peor. Saber distinguir imprevistos y urgencias es una habilidad que todo profesional debe cuidar y practicar. De ello depende que puedas cumplir con un plan de trabajo yobjetivos (conseguir resultados), sin dejar, claro está, de atender esos imponderables que inevitablemente aparecen en todo trabajo.

Imprevisto vs. Urgencias

¿Cómo saber lo que es un imprevisto y lo que es una urgencia? Pensando y analizando. Un hábito que cada vez practicamos menos entre el ritmo loco del día, la multitarea con la que trabajamos y el exceso de drama con el que interpretamos estos imprevistos.

En cuanto llega, el imprevisto siempre está muy “caliente” y te dará la impresión que es una urgencia. No te dejes llevar por la situación, contén el primer impulso y déjalo enfriar durante un minuto. En ese tiempo analízalo respondiendo a varias preguntas clave que te ayudarán a actuar de forma más inteligente.

✔¿Puedo terminar lo que estoy haciendo? (Recuerda: invertir más en terminar que en empezar).

✔¿Cuánto tiempo o margen de maniobra tengo?

✔¿Puedo delegar o compartir este imprevisto?

✔¿Por qué medio o canal de comunicación me ha llegado? (Las urgencias no se deberían comunicar por Email, por ejemplo).

✔¿Esta tarea imprevista es algo que conozco o que he hecho con anterioridad?

IV. Email


 

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El Email es una grandísima herramienta de trabajo que sin embargo utilizamos de forma nefasta por nuestra ausencia de hábitos. Es un “animal” que si no lo dominas, él te dominará por completo.

Recuerda: el Email no es tu trabajo sino una herramienta de trabajo. Las ideas ocurren fuera del Email. Los resultados ocurren fuera del Email.

Hábitos clave del Email

1. No lo abras al comienzo del día. En su lugar retrasa ese gesto al menos una hora para poder hacer una o dos tareas clave de tu día. No se trata de no abrir el Email por la mañana, sino de no hacerlo nada más empezar.

2. Chequea menos. Cuatro veces al día es más que suficiente para cubrir toda la jornada y atender lo que te vayan enviando. Reduciendo el chequeo ganarás en más tranquilidad, tiempo material para hacer el trabajo importante y reducirás muchas distracciones.

3. Decide rápido qué hacer con cada nuevo email. Si en el mensaje hay una tarea grande anótala en Hightrack (guárdala rápidamente en el Inbox, para asignarla con calma después); si es una microtarea de 1-2 minutos hazla en ese instante; si es algo para delegar reenvíalo en ese momento; y si no, borra o archívalo en el historial de tu aplicación.

4. Aplica el Minuto de Oro. El Email es uno de los lugares donde esta regla de “gestión del tiempo” funciona mejor. Confirmaciones, adjuntar documentos, enviar datos breves… todo ello no lleva más de 60 segundos. Si estás atento para quitarte estos correos (tareas) de encima, ahorrarás mucho tiempo en tu día.

5. Evita el Cc masivo. Poner en copia a muchas personas en un mensaje sólo sirve para restar fuerza a lo que dices; además de amplificar el ruido dentro de la empresa y agigantar un problema siempre creciente. Sé cuidadoso a la hora de elegir quién de verdad tiene que recibir tu mensaje y no te excedas.

Claves para escribir correos

Tus emails deben de ser, ante todo, claros, directos y breves. Eso se consigue siguiendo estas sencillas pistas:

✔Antes de escribir un email pregúntate: “¿Es esta la mejor opción para hacer-solucionar lo que voy a enviar?”. Recuerda: el Email no vale para todo.

✔Antes de teclear piensa durante 15 segundos qué quieres comunicar, solicitar o encargar. Ese sencillo ejercicio mental te ayudará a elegir y sintetizar mejor tus palabras y conseguir ser claro y preciso.

✔Sé todo lo breve que puedas. La mayoría de los emails que escribimos se pueden redactar con un párrafo (2-3 lineas). Cuando piensas antes lo que quieres escribir, esto es mucho más fácil de conseguir.

✔Sé directo, no des rodeos. Deja claro desde la primera línea lo que quieres o pides. Esto hará que la otra persona entienda y atienda más rápidamente tu mensaje.

✔Escribe primero el cuerpo del mensaje, después el asunto y finalmente elige el o los destinatarios.

✔Si una y otra vez te ves a ti mismo escribiendo lo mismo en tus emails, puedes recurrir a plantillas. Cabeceras y saludos, despedidas, firmas, instrucciones, procedimientos… todo eso son cosas que no tienes que escribir si utilizas las plantillas de tu aplicación (Gmail, Outlook o Lotus incluyen esta opción).

✔ Escribe el Asunto al final. Es como el titular de una noticia que debe sintetizar y remarcar los aspectos clave de tu mensaje. Si lo redactas bien, tu mensaje llevará implícito la relevancia y prioridad adecuada, y la otra persona lo atenderá mejor.

✔Antes de pulsar el botón de «Enviar», haz una lectura rápida para asegurarte que todo está ok. Es una “molestia” de unos pocos segundos que a la postre redundará en beneficio para ti y la otra persona.

V. Reuniones


 

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Si bien las reuniones son una indispensable herramienta de trabajo en grupo, abusamos de ellas y además las hacemos mal. Son uno de los rincones más improductivos de nuestro trabajo por una sencilla razón: nadie nos ha enseñado a convocar, asistir y participar en una reunión.

¿Es necesaria?

Antes de convocar una reunión piénsalo dos veces. Tres mejor. Llevar a varias personas a una sala y quitarles una o dos horas de su trabajo es un acto de gran responsabilidad. Tiene que haber uno o varios motivos de mucho peso para hacerlo. Antes de lanzar un email de convocatoria cuestiónate si realmente es necesaria.

Tal vez lo que quieras comunicar, pedir o encargar se pueda resolver por otro canal o herramienta menos traumático. Igualmente, si te convocan, asegúrate que de verdad tienes que ir, que vas a aportar algo o que incluso tiene que ver con tu puesto o responsabilidades. Recuerda: no se puede trabajar sin reuniones pero sí sin la mayoría de ellas.

Comunícala bien

Una reunión no empieza cuando todos entráis en la sala sino mucho antes, cuando se convoca y se comunica. Y es ahí donde muchas reuniones empiezan a fallar. Hay varios puntos que hay que cuidar especialmente a la hora de comunicar una reunión.

Agenda & Objetivos

Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión antes de entrar en la sala. Mediante un email, enviado días antes, comunica claramente de qué vais a hablar en la reunión. Por supuesto los puntos a tratar: la Agenda. Pero a continuación incluye siempre esto: qué tenéis que conseguir con esa reunión: el Objetivo. Este último muchas veces se olvida y es más importante si cabe que la propia Agenda.

Duración

Menos es mejor. A partir de 45-50 minutos la atención de una persona se viene abajo y resulta mucho más difícil centrar la conversación y obtener resultados. No obstante, verás que cuando la reunión se enfoca bien: agenda + objetivos, y se prepara adecuadamente, las intervenciones de los asistentes son más breves y directas.

Para ayudar a que todos los asistentes puedan planificar bien su día de trabajo, infórmales de la duración aproximada de la reunión. Sencillamente con una frase como esta: «No os robaré más de 50 minutos».

Toma notas productivas

Si sabes tomar notas en una reunión puedes ir clasificando y distinguiendo cada cosa a medida la escribes. Utilizando caracteres especiales junto a tus anotaciones podrás organizarlas a medidas las escribes. Esto te permitirá ahorrar mucho tiempo después y sobre todo te ayudará a hacer antes.

Algunos símbolos que puedes utilizar:

[ ] Tareas ! Recordatorios @ Delegar # Investigar * Ideas

Próximas acciones

Una reunión nunca puede terminar sin saber qué hay que hacer o qué tienes que hacer. Próximas acciones, tareas asignadas, reparto de responsabilidades, siguientes pasos. Este es el verdadero sentido de cualquier reunión: «Nace para traducirse en acciones». De lo contrario, la reunión habrá terminado en fracaso.

Para acertar en este punto tan importante, tened presentes en todo momento tres palabras de oro. Son tres preguntas a las que hay que dar respuesta al cerrar cada punto de la agenda: Qué. Quién. Cuándo.

✔¿QUÉ es lo que hay que hacer?

✔¿QUIÉN lo va a hacer?

✔¿CUÁNDO se va a hacer?

Una reunión con una agenda y objetivos claros, que además se prepara bien antes de llegar, que dura lo justo y se pone en el momento adecuado del día, suele conducir a próximas acciones claras. Las reuniones pueden volver a ser productivas y eficaces.

 

Sobre Hightrack


 

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Hightrack es una aplicación multiplataforma de productividad que combina un gestor de tareas, un calendario y un espacio de trabajo inteligente llamado Tracks.

Creamos este proyecto porque, como tú, nos gusta la sensación de “terminar”. Pero con tantas tareas, eventos y distracciones, cada día es más difícil terminar de hacer las cosas.

El software de productividad tiene que ayudarte a elegir mejor y tomar mejores decisiones. Tiene que ayudarte a centrarte y ponerte en marcha, mostrándote la información realmente relevante para poder hacerlo. Tiene que ayudarte a alcanzar tus objetivos diarios, con menos esfuerzo y más control de tu vida.

 

 

Esto es lo que llamamos Productividad con alma.

Aquí puedes acceder a la aplicación web.

Puedes descargar la aplicación para iOS y Android.

Y aquí puedes descargar la quickbar para Mac o Windows.

 

Blogs sobre productividad


 

Óptima: http://www.optimainfinito.com/

Think Wasabi: http://thinkwasabi.com/

El Gachupas: http://jeronimosanchez.com/

Óptima Infinito: http://www.optimainfinito.com/

D[t]: http://blog.davidtorne.com/es/productividad/

Productividad en GTD: http://productividadengtd.com/

El blog de Jerónimo Sáncez: http://jeronimosanchez.com/

 

Libros sobre productividad


 

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, por David Allen

Superhuman By Habit, por Tynan

The Desire Map, por Danielle LaPorte

The Power of Less, por Leo Babuata

Eat That Frog!, por Brian Tracy

Your Best Just Got Better, por Jason Womack

Otras aplicaciones de productividad


A continuación te incluimos otras aplicaciones de productividad para que puedas comparar con Hightrack. Tiene todas ellas cosas muy buenas, aunque…

Wunderlist 

Remember the Milk

Any.do

Trello

Nozbe

Asana

Basecamp

freecamp

toodledo

Cultured Code

OmniFocus

Evernote

Todoist

Hay muchas más. ¿Nos recomiendas alguna?
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